Document Digitization
& Task Management
Progettiamo dalla creazione alla conservazione, dall'assegnazione alla reportistica, con la sicurezza che la tua azienda richiede.
ODOO
Documenti, progetti, firma, approvazioni
SIAV
Gestione documentale e conservazione
METABASE
Reportistica automatizzata
ISO27001
Sicurezza del ciclo documentale
NXTCLOUD
Condivisione e knowledge base
AWS
Infrastruttura cloud protetta
IL PROBLEMA
Il documento è digitale. Il processo no.
La maggior parte delle PMI ha digitalizzato la fatturazione per obbligo normativo. Ma il resto è rimasto com'era. Contratti in cartelle condivise senza controllo delle versioni. Approvazioni che viaggiano via email e si perdono nei thread. Attività assegnate a voce, senza tracciabilità. Report costruiti a mano una volta al mese.
Il problema non è la mancanza di strumenti. È l'assenza di un flusso che governi l'intero ciclo di vita di un documento e di un'attività, dalla creazione fino alla conservazione o alla chiusura, passando per approvazione, utilizzo e diffusione.
E quando arriva una verifica fiscale, un audit ISO o un controllo di conformità, l'azienda scopre di non avere nulla in ordine.
COME LO FACCIAMO
Dall'analisi al controllo.
Il percorso completo.
Analisi dei flussi esistenti
Mappiamo come circolano oggi i documenti e le attività nella tua azienda. Chi crea, chi approva, chi archivia, chi non trova mai quello che cerca. Partiamo dal processo reale, non da quello immaginato, e identifichiamo dove si perdono tempo, dati e conformità.
Progettazione del ciclo di vita
Ogni documento e ogni attività segue un percorso definito. Creazione, assegnazione, approvazione, utilizzo, diffusione, archiviazione. Progettiamo questo percorso nel rispetto della ISO 27001 e della normativa sulla conservazione digitale, prima di toccare qualsiasi configurazione.
Automazione dei workflow
Costruiamo flussi di approvazione che si attivano da soli, notificano le persone giuste, tracciano ogni passaggio e non lasciano nulla in sospeso. L'ordine di acquisto non resta fermo per giorni nella casella email di qualcuno. La fattura non si perde tra tre cartelle diverse.
Gestione delle attività/scadenze
Ogni attività ha un responsabile, una scadenza, uno stato e una visibilità. Costruiamo il sistema perché le assegnazioni siano tracciabili, le priorità chiare, gli avanzamenti visibili a chi deve prendere decisioni. Niente più attività affidate a voce e dimenticate il giorno dopo.
Reportistica automatizzata
I dati sulle attività completate, sui documenti in attesa, sui tempi di approvazione e sulle scadenze in arrivo confluiscono in dashboard aggiornate in automatico. La direzione vede lo stato operativo dell'azienda senza aspettare che qualcuno compili un foglio di calcolo.
Conservazione a norma e sicurezza
Il documento digitale non è solo un file salvato da qualche parte. Ha un valore legale, un obbligo di retention, un requisito di integrità. Gestiamo la conservazione sostitutiva, la firma digitale e l'accesso controllato secondo le normative italiane e i criteri della ISO 27001.
Un metodo, diverse superfici operative
Un ERP genera ordini, fatture, bolle, contratti e report che devono viaggiare dentro flussi controllati. I sistemi IoT producono dati e log di campo che vanno documentati, storicizzati e resi consultabili per audit e manutenzione.
In un ambiente cloud, l'accesso ai documenti deve essere regolato, tracciato e conforme alle policy di sicurezza dell'organizzazione.
Il nostro metodo si adatta al tipo di documento, al tipo di attività e all'infrastruttura su cui vivono. Ma il principio resta lo stesso: ogni informazione ha un ciclo di vita e quel ciclo va governato.
Un metodo, diverse superfici operative
Un ERP genera ordini, fatture, bolle, contratti e report che devono viaggiare dentro flussi controllati. I sistemi IoT producono dati e log di campo che vanno documentati, storicizzati e resi consultabili per audit e manutenzione.
In un ambiente cloud, l'accesso ai documenti deve essere regolato, tracciato e conforme alle policy di sicurezza dell'organizzazione.
Il nostro metodo si adatta al tipo di documento, al tipo di attività e all'infrastruttura su cui vivono. Ma il principio resta lo stesso: ogni informazione ha un ciclo di vita e quel ciclo va governato.
Situazioni in cui probabilmente ti riconosci
I tuoi documenti sono sparsi tra email, cartelle di rete, Google Drive e il desktop di qualcuno, senza una logica comune
Le approvazioni viaggiano via email e nessuno sa dove si è fermato un contratto o un ordine di acquisto
Costruisci i report per la direzione a mano, raccogliendo dati da più fonti ogni fine mese
Hai la fatturazione elettronica ma non una vera conservazione sostitutiva a norma per tutti gli altri documenti fiscali
Stai affrontando un audit ISO, una verifica fiscale o un adeguamento NIS2 e scopri che i processi documentali non sono tracciabili
Le attività vengono assegnate a voce o su chat, senza scadenze formalizzate, senza visibilità per chi decide
Documenti in ordine, attività sotto
controllo, conformità garantita.
Raccontaci come funziona oggi la gestione documentale nella tua azienda.
Ti diciamo dove sei esposto e come sistemarla.